Künstliche Intelligenz (KI) revolutioniert das Prozessmanagement und eröffnet Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten, ihre Geschäftsprozesse effizienter und qualitativ hochwertiger zu gestalten.
Einige der wichtigsten Einsatzgebiete und Vorteile von KI im Prozessmanagement:
Prozessoptimierung
KI-Systeme können sämtliche Prozessabläufe nach Engpässen und Fehlerquellen untersuchen. Basierend auf diesen Analysen können Prozesse an den richtigen Stellen zu verbessert, effektiver und effizienter gestaltet werden. Dazu gehört beispielsweise die automatische Anpassung von Prozessschritten oder die Neuplanung von Ressourcen. Dies führt zu:
- Reduzierung von Ausfallrisiken und Ausfallzeiten
- Verbesserung der Gesamteffizienz
- Identifizierung ineffizienter Prozessschritte
- Aufdeckung von Kosteneinsparpotentialen
Prozessautomatisierung
KI-basierte Prozessautomatisierung ist eine der wichtigsten Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung. Automatisieerte Verfahren können regelbasierte Routinevorgänge übernehmen, wie:
- Ausfüllen von Formularen
- Verschieben und Zusammenfassung von Dateien
- Extrahieren von Daten aus umfangreichen und eventuell aus bislang unstrukturierten Quellen
Dies führt zu höherer Produktivität, schnelleren Durchlaufzeiten und ermöglicht es Mitarbeitern, sich auf anspruchsvollere Aufgaben zu konzentrieren..
Entscheidungsunterstützung
KI-Systeme können durch Analyse historischer und Echtzeitdaten:
- Trends und Muster erkennen
- Empfehlungen für zukünftige Entscheidungen geben
- Präzisere Vorhersagen über optimale Prozessschritte treffen
- Benötigte Ressourcen ermitteln
In einigen Fällen können Prozessentscheidungen sogar vollständig automatisiert werden, was zu weniger Fehlern und schnellerer Entscheidungsfindung führt.
Prozessmodellierung
KI unterstützt bei der Prozessmodellierung durch:
- Sammlung und Analyse von Daten aus verschiedenen Quellen; insbesondere bei großen und sehr großen Datenmengen
- Erstellung genauerer Modelle basierend auf tatsächlicher Prozessleistung
- Automatische Modellierung komplexer Prozesse
Prozessorganisation
Im Bereich der Prozessorganisation hilft KI durch:
- Abteilungsübergreifende Datensammlung und -analyse
- Identifikation von Verbesserungspotentialen zur Vermeidung von Engpässen
- Verbesserung der abteilungsübergreifenden Kommunikation, z.B. durch Chatbots
Durch den Einsatz von KI im Prozessmanagement können Unternehmen ein neues Level an Optimierung und Automatisierung erreichen
Mit der stetigen Weiterentwicklung von KI-Technologien werden sich in Zukunft noch weitere Einsatzmöglichkeiten und Potenziale im Bereich des Prozessmanagements ergeben.
Steinbeis-Palas
Wir beschäftigen sich seit vielen Jahren mit Prozessen deren objektiver Effizienzmessung und der Verbesserung von Prozessen,
Es stellt sich in Unternehmen und Organisationen immer die Frage, welches Niveau die Prozesse in einer bestimmten Organisationseinheit (decision unit) erreicht hat und wie es im Vergleich mit Anderen zu bewerten ist. Dabei helfen Reifegradmodelle. Aus diesem Grunde haben die beiden Steinbeisunternehmen
- Prozesse, Exzellenz und CMMI, Gerhard Fessler, und
- Standortmanagement, Projekt- und Unternehmensentwicklung, Dr. Wilhelm Peters,
Steinbeis-Palas gegründet.
Wir beschäftigen sich seit vielen Jahren mit Reifegradmodellen zur Prozessgestaltung, effizienzbasierter Messung von Prozessen und Prozessoptimierung.
Dabei ergibt sich allerdings die Schwierigkeit, dass viele der bekannten Reifegradmodelle zu universalistisch über viele Branchen hinweg ausgelegt sind und damit oft unpraktikabel sind. Wenn als reine Soll-Modelle konzipiert sind, fördern diese oft keine eigenständigen Verbesserungspotenziale und helfen daher kaum, nachhaltig im Wettbewerb bestehen zu können.
Gerhard Fessler und Dr. Wilhelm Peters haben deshalb unter dem Namen Steinbeis-Palas mit der Konzeption eines universellen, quelloffenen Rahmenmodells begonnen und wünschen sich hierzu auch die Mitarbeit weiterer Expertinnen und Experten.
Ein bekanntes und oft referenziertes Reifegradmodell ist das US-amerikanische CMMI, ursprünglich entwickelt vom Software Engineering Institute der Carnegie Mellon University, Pittsburgh, Pennsylvania. Inzwischen gehört CMMI der ISACA und ist in der Version 2.0 lizenzpflichtig und scheint wegen der nicht unerheblichen Lizenzkosten an Sichtbarkeit zu verlieren. CMMI fokussiert sich inhaltlich auf Führungs- und Prozesspotenziale.
Demgegenüber wird das Palas Referenzmodell universell für eine bestimmte Klasse von Sachverhalten Strukturen, Eigenschaften, Beziehungen und das Verhalten von Objekten in einer allgemein gültigen und anwendbaren Form. Dokumentieren. Durch praxisbasierte Anpassung der Praktikbereiche wird dabei auch die spezifische Praxisrelevanz sichergestellt.
Ziel des Palas Referenzmodells ist die Erfassung und Wiederverwendung von Wissen und Erfahrungen.
Das Palas Reifegradreferenzmodell ist ein eigenständiges Referenzmodell und wird quelloffen unter der Creative Commons-Lizenz CC-BY-SA 4.0 zur Verfügung gestellt, sowohl zur Nutzung als auch zur Mitwirkung.
Palas bezieht Reifegrade auf Praktiken in Unternehmen und Organisationen, verwendet diese dann als Benchmark für die jeweilige Prozessreife. Unternehmen und Organisationen können dann das Referenzmodell zur internen Bestimmung von Reifegraden und insbesondere zur Bestimmung von Verbesserungspotentialen verwenden, Beratungsunternehmen etwa für Assessments und zur ganzheitlichen Beurteilung der Unternehmensqualität oder etwa zur Bestimmung und Auswahl von Kunden- oder Lieferantenbeziehungen.
Die Verwandtschaft zu den bekannten Normen der ISO 9000 Familie ist evident. Im Gegensatz zum CMMI Modell beschreiben aber die ISO Normen als Sollzustand eine Strukturierung der Aktivitäten des Qualitätsmanagements sowie mindestens durchzuführende Praktiken. Einen noch breiteren Ansatz weisen das Total Quality Management, wie das Exzellenzmodell der EFQM, auf.
Um diese Unterschiede zu schließen, verstehen wir unser Steinbeis Reifegradmodell ganzheitlich als Beurteilungsmaßstab in den diversen Praktikbereichen. Da dieses Ziel extrem komplex ist und auch sehr unterschiedlich je nach Anwendungsbereich sein kann, öffnen wir unser Modell zur kollaborativen Zusammenarbeit.
Im Gegensatz zum CMMI Modell haben wir uns grundsätzlich zu 12 Reifegradstufen entschlossen und zählen von 1-12. Der Reifegrad “Null” ist rein enumerativ zu sehen. Sobald sich ein Unternehmen oder eine Organisation konstituiert hat, besitzt diese automatisch den Reifegrad “Eins”.
Analog zum CMMI Modell entwickeln sich die Reifegrade, je nach Qualität der angewandten Praktiken bis hin zur statistisch/mathematischen Bewertung ständiger Lern- und Verbesserungspraktiken.
Die Zahl der erfassten Praktiken, deren Zuordnung zu Reifegradstufen kann dabei sehr unterschiedlich sein. Wir überlassen es den jeweiligen Anwendern selbst, sich für eine praktikable Struktur und Zuordnung zu entscheiden.
Nehmen wir als Beispiel einen Lebensmittelfilialisten, der selbst 32 größerflächige Filialen in einem großen Lebensmittelverbund sehr erfolgreich unterhält. Der Kunde merkt aber oft sehr präzise welche der Filialen besonders gut und attraktiv ist und welche eher etwas abfallen. Etwa ist hier die Fischabteilung besonders herausragend, dort lässt die frische beim Gemüse zu wünschen übrig, hier ist die Beratung in der Weinabteilung hervorragend, dort werden nur die Prospektdaten wiedergegen. Hier sind die Umsatzrenner immer vorhanden, dort schon bald ausverkauft…etc, etc.
Mit einem Reifegradmodell genau für diesen Filialisten kann man dieses Problem gut in den Griff bekommen, denn es werden alle relevanten Prozesse und ihre einzelnen Praktiken sorgfältig analysiert und aufgelistet. Der Clou ist nun, dass die einzelnen Praktiken gemäß Palas Schema den einzelnen Reifegraden zugeordnet werden und auf diese Weise das gesamte Modell bilden. Im Benchmarking der einzelnen Filialen untereinander erkennt man sofort, bei welchen Praktiken die einzelnen Filialen welche Stufe ihrer Fähigkeiten gemessen an den jeweils besten und erfolgreichsten Praktiken erreicht hat und eben was fehlt zur nächsten Reifegradstufe.
Die Chance, die nun Steinbeis im Verbund gegenüber anderen Modellen hat, ist die Ausdehnung solcher Assessments bzw. Benchmarks über interne Benchmarks, wie oben geschildert, hinaus, über Steinbei-Palas zu einem Branchenmodell zu gelangen. Genau deshalb rufen wir unsere Kollegen zur kollaborativen Mitarbeit auf.
In einem Reifegrad Wiki werden wir alle erfassten Praktiken und deren Zuordnung zu Reifegradstufen veröffentlichen.
Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung..